Temat BDO „po terminie” zwykle pojawia się w firmie w sposób nieprzyjemny: kontrahent pyta o numer. Wtedy łatwo wejść w tryb paniki. Taki tryb jest jednak słaby, bo generuje niespójności. Lepsze podejście to plan naprawczy.
W pierwszej kolejności warto rozdzielić dwa wątki: (1) krok rejestrowy oraz (2) obieg dokumentów. Jeśli firma naprawi tylko formalność, a nie naprawi operacji, problem wróci przy pierwszej kontroli dokumentów. Jeżeli natomiast firma naprawi operację, formalności staną się prostą konsekwencją.
Jak nie wpaść w błędne założenia
Najwięcej szkody robią działania „na oko”. Dlatego w pierwszym kroku dobrze jest zebrać fakty: jakie odpady pojawiają się, jak są przekazywane, kto ma w firmie realny wpływ na obieg. Ten etap jest jak inwentaryzacja. Bez niego naprawa jest strzałem w ciemno.
Warto też ustalić, co jest dziś największym ryzykiem: brak osoby odpowiedzialnej. Najpierw wyznacza się właściciela procesu, potem zbiera dokumenty i informacje, a na końcu tworzy krótką listę braków: co trzeba uzupełnić. To nie musi być rozbudowane — ważne, żeby było kompletne.
Rytm: diagnoza → porządek → procedura
Najlepiej działa plan, który ma prostą kontrolę. Najpierw firma ustala zakres działań, potem porządkuje dane, a na domknięcie wdraża rutynę: kto, kiedy i gdzie przechowuje. Jeśli rutyna jest powtarzalna, nie ma potrzeby wracać do tematu w trybie „ratunkowym”.
W praktyce warto mieć mini-checklistę: lista procesów, a obok niej rejestr terminów. To jest „szkielet”, na którym później buduje się kontrolę. Im mniej improwizacji, tym mniej ryzyka, że dane będą niedopowiedziane.
Dlaczego proces wygrywa jednorazową akcję
Po naprawie najważniejsze jest utrzymanie: kto zbiera potwierdzenia. W firmach dobrze sprawdza się zasada: jeden właściciel. Na start ustala się miejsce przechowywania dokumentów, w kolejnym kroku harmonogram kontroli, na domknięcie sposób raportowania: krótkie „czy wszystko gra”. Dzięki temu temat BDO nie wraca jako niespodzianka, tylko jako rutynowy proces.
W codziennym działaniu najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy priorytetem jest domknięcie braków i gdy ważne jest działanie krok po kroku.
Najczęstsze błędy przy „ratowaniu” BDO
Najczęstszy błąd to działanie bez zebrania faktów. Drugi to robienie naprawy na skróty. Trzeci to rozproszenie: brak wspólnej listy kontrolnej. Naprawa działa wtedy, gdy firma nie próbuje „zgadnąć”, tylko porządkuje.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje indywidualnej oceny obowiązków.
+Reklama+
Home »